Chef d'entreprise : Comment réduire vos factures impayées (et que faire en cas de factures impayées) ?

On sait tous que dans le monde des affaires, la gestion de sa trésorerie est le nerf de la guerre.

Un client qui ne paie pas sa facture fait perdre de l'argent, mais aussi du temps et de l'énergie.

Le mieux est de réduire au maximum les factures impayées par les clients. Il faut également être prêt à relancer régulièrement et avec rigueur. Enfin, il ne faut pas hésiter à envisager le recours au tribunal de Commerce (ou le tribunal judiciaire).

Comment éviter le risque de facture impayée ?

Que faire en cas de facture impayée?

Voici quelques conseils pour gérer au mieux votre processus de facturation et d'encaissement.

Vous pouvez également retrouver nos conseils dans notre vidéo dédiée en suivant ce lien.

1er conseil : Formaliser par écrit avant le début de la prestation le prix de la prestation

Avant toute chose, et surtout avant toute intervention ou prestation ou livraison, formalisez par écrit vos conditions tarifaires et faites les accepter et signer par votre client.

Et ce, quelque soit l'activité (vente de biens, vente de services, prestations intellectuelles...)

Cet écrit peut prendre plusieurs formes, mais doit constituer un véritable contrat, prévoyant des obligations à la charge de chaque partie.

• Pour une prestation manuelle (artisans par exemple ) : devis écrit, détaillant chaque poste et expressément accepté et signé par le futur client

• Pour une prestation intellectuelle : ​​​​​Convention d'honoraires signée préalablement 

• Pour une livraison : le prix du produit, le nombre de produits livrés, le coût de livraison..., à rappeler sous forme de contrat, ou de devis expressément accepté et signé.

Soyez le plus précis possible, en chiffrant également les éventuels frais annexes s'il y en a (frais d'envoi ou de livraison, frais de déplacement, HT et TTC ...). Si vous ne pouvez pas les chiffrer à l'avance, prévoyez que les frais seront refacturés. Et gardez bien les justificatifs, le cas échéant.


Deux excellentes raison pour formaliser un écrit :

• Un effet psychologique : le client sait qu'il a accepté un prix et qu'il s'est engagé par écrit. Il sera moins enclin à discuter ou à contester.

• Un effet juridique : en cas de procès, il vous sera facile de justifier votre ou vos factures.

2ème conseil : Obtenir le paiement d'un acompte et / ou facturer au fur et à mesure de la prestation

Dès que possible, demander à votre client de payer un acompte sur le prix avant toute démarche/toute prestation. 

C'est la pratique habituelle chez les artisans et personne n'y trouve à redire.

Alors n'hésitez pas à facturer un acompte, c'est engageant pour le client et cela limite

De même, si votre prestation est prévue pour se réaliser sur plusieurs semaines ou mois, n'hésitez pas à prévoir de facturer votre prestation au fur et à mesure de l'avancement de votre travail.

tout cela vous permet :

•  De préserver votre trésorerie, qui est alimentée au fur et à mesure de votre travail
• En cas de difficulté de paiement, vous pouvez interrompre votre prestation, et vous ne travaillez pas pour rien

Et pour votre client : Cela permet également de payer des sommes moins importantes régulièrement plutôt qu'un montant important, en une seule fois.

Bref, tout le monde est gagnant.


3ème conseil : Mettre en place un véritable process interne en matière de facturation et de relance

Pour limiter les factures impayées, il est largement conseillé de gérer avec une grande rigueur l'activité de facturation et de relance client au sein de votre entreprise.

• En ce qui concerne la facturation, à savoir la préparation et émission des factures et envoi au client : Il ne faut pas oublier qu'un client ne paie qu'une fois la facture reçue. Une fois le travail achevé, il faut veiller à adresser sa facture rapidement.  Prendre trop de temps pour adresser sa facture envoie un mauvais signal à votre débiteur : vous avez trainé à facturer, il peut donc trainer pour vous payer ...

• En ce qui concerne la relance client : On est d'accord : Il est toujours désagréable de courir après des clients pour se faire payer, alors que le travail lui a été fait en temps et en heure. Il n'empêche : Il faut le faire, il en va de la préservation de votre trésorerie.

1. Faire un point régulièrement sur l'état de vos factures payées et impayées : une fois par semaine est un bon rythme, une fois par mois est un minimum. Tenir à jour sa liste de factures impayées.
2. Au bout de quelques semaine de retard de paiement (entre une à quatre semaines, en fonction de votre activité) : Faire une relance courtoise par mail.
3. Si  toujours pas de paiement au bout d'une semaine : prendre son téléphone et appeler directement la personne. C'est toujours mieux d'en parler de vive voix, cela peut débloquer des situations. Laissez un message si vous n'arrivez pas à joindre la personne (en précisant bien que l'objet de votre appel est le paiement de votre facture impayée)
4. Si toujours pas de paiement/réponse au bout d'une à deux semaines : Envoyez un courrier simple à votre débiteur, en lui rappelant la date et référence de la facture et son montant TTC. Précisez que vous restez dans l'attente de son paiement sans délai. Soyez clair sur l'intitulé de l'objet : "Facture impayée - Relance" ou "Facture impayée - 2ème relance". Pour plus de force concernant votre courrier, vous pouvez l'envoyez en lettre recommandée avec accusé de réception.
5. Enfin, si au bout de quelques semaines, vous n'avez toujours rien : Faite un courrier de mise en demeure, par lettre recommandée avec accusé de réception.